AECOM Office Manager/-in (m/w/div) in Neu-Isenburg, Germany

Business Line Support/Cross Services

Position Title Office Manager/-in (m/w/div)

Germany - Hesse

Neu-Isenburg

Job Summary

Das Aufgabengebiet umfasst die Unterstützung des gesamten Teams im Rahmen von administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.

Ihre Aufgaben im Einzelnen

  • Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs im administrativen Bereich

  • Betreuung der Telefonzentrale, Vermittlung von Telefonanrufen, Entgegennehmen und Weiterleiten von Nachrichten

  • Abwicklung der täglichen internen und externen Korrespondenz und Dokumentation in deutscher und englischer Sprache

  • Koordination und Planung von Terminen und Geschäftsreisen, Reisebuchung und Reisekostenabrechnung

  • Organisation und Kontrolle der wöchentlichen Zeiterfassung in ORACLE

  • Schnittstellenfunktion zur zentralen Buchhaltungs- und Personalabteilung

  • Abwicklung des Bestellmanagements für Bürobedarf, Kommunikation mit Lieferanten

  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings und Veranstaltungen

  • Unterstützung des Projektteams (nach Bedarf)

Minimum Requirements

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement oder ähnlich relevante Ausbildung

  • Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management / Assistenz

  • Fundierte Erfahrung in der Anwendung von MS-Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook)

  • Strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise

  • Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und sehr gutes Organisationsvermögen

  • Hohe Belastbarkeit und Stressresistenz, sowie Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

  • Gute bis sehr gute Englischkenntnisse

Preferred Qualifications

  • sehr gute Englischkenntnisse

What We Offer

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Job Category Administrative Support / Secretarial

Business Group Design and Consulting Services Group (DCS)

Country Germany

Position Status Temporary

Requisition/Vacancy No. 190856BR

Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, sexual orientation, gender identity, disability or protected veteran status.