AECOM Adjointe administrative in Montréal, Canada

Requisition/Vacancy No. 150900BR

Position Title Adjointe administrative

Job Category Administrative Support / Secretarial

Business Line Transportation

Country Canada

State/Province/Region CAN - Quebec

City Montréal

Why Choose AECOM? AECOM is a premier, fully integrated professional and technical services firm positioned to design, build, finance and operate infrastructure assets around the world for public- and private-sector clients. With nearly 100,000 employees — including architects, engineers, designers, planners, scientists and management and construction services professionals — serving clients in over 150 countries around the world, AECOM is ranked as the #1 engineering design firm by revenue in Engineering News-Record magazine’s annual industry rankings, and has been recognized by Fortune magazine as a World’s Most Admired Company. The firm is a leader in all of the key markets that it serves, including transportation, facilities, environmental, energy, oil and gas, water, high-rise buildings and government. AECOM provides a blend of global reach, local knowledge, innovation and technical excellence in delivering customized and creative solutions that meet the needs of clients’ projects. A Fortune 500 firm, AECOM companies, including URS Corporation and Hunt Construction Group, have annual revenue of approximately $19 billion. More information on AECOM and its services can be found at www.aecom.com.

About the Business Line

Transportation

We provide professional services in areas such as aviation, transit, freight rail, highways and bridges, planning, and ports and marine. Our global network of top-tier specialists delivers comprehensive services over the full life cycle of a project to benefit clients in government and private industries.

Job Summary

Le groupe Transport d'AECOM à Montréal recherche une adjointe administrative avec 6 ans d'expérience en support à nos différentes équipes et disciplines.

Si travailler sur plusieurs projets et participer à des offres de services – le tout dans un environnement très convivial et dynamique – vous intéresse, alors vous pourriez être la personne que nous recherchons.

Voici les responsabilités du poste :

  • Venir en support des chefs de service et du directeur Transport dans leurs activités de développement des affaires :

  • Expressions d'intérêt, énoncés de compétences,

  • Préparation et mise à jour du plan stratégique de développement du secteur

  • Obtention de certificats de bonne fin d'exécution des projets et production des diverses fiches de projet en relation avec les directeurs de projet

  • Vérification et mise à jour des CV du personnel

  • Ouverture et gestion des dossiers administratifs et de développement des affaires, etc.

  • Fournir un support administratif au personnel du groupe Transport et au directeur Transport

  • Effectuer la saisie de données et faire la mise en page de diverses correspondances et documents techniques en respectant les normes de l'entreprise (tels que présentations, offres de services, organigrammes, tableaux, contrats, compte-rendu de réunion, notes de service, lettres et autres)

  • Faire le suivi des feuilles de temps des employés

  • Vérifier les réclamations de dépenses et les factures avant de les envoyer au service des comptes à payer

  • Effectuer diverses tâches telles que télécopies, numérisation, planification de voyages, réservation des salles de conférences

  • Contribuer au classement général des dossiers suivant le système de gestion documentaire

  • Coordonner et préparer la production de documents techniques et particulièrement des offres de services

  • Relire et corriger (mise en page, orthographe et syntaxe) des rapports et des documents techniques ou spécialisés

Minimum Requirements

  • Une première expérience dans l'industrie du génie-conseil

  • Idéalement 6 dans des fonctions similaires – ceci vous permettra d'être opérationnelle immédiatement

  • Diplôme en secrétariat ou en bureautique (DEC, AEC ou DEP)

  • Jumelé à une Excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office (Word niveau avancé, Excel et PowerPoint niveau intermédiaire)

  • Maîtriser la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit est indispensable

  • Sens de l'organisation et des priorités, assiduité et sens aigu des responsabilités

  • Capacité et surtout envie de travailler en équipe

  • Être disposé(e) à gérer des surcharges occasionnelles de travail et à déléguer des portions de travail au besoin

Preferred Qualifications

  • Connaissance des logiciel Adobe et Visio et Access;

  • Maîtrise de l'Anglais

What We Offer

AECOM is a place where you can put your innovative thinking and business skills into high gear and work alongside other highly intelligent and motivated people. It's a place where you can apply your skills to some of the world's most challenging, interesting, and meaningful projects worldwide. It's a place that values the diversity of our areas of practice and our people. It's what makes AECOM a great place to work and grow.

AECOM is an equal opportunity employer and Minorities, Females, Veterans, and Disabled persons are encouraged to apply. For further information, please click here at http://www.aecom.com/content/wp-content/uploads/2016/01/EEO-is-the-Law-poster-supplement.pdf to view the EEO Is The Law poster.

NOTICE TO THIRD PARTY AGENCIES:

Please note that AECOM does not accept unsolicited resumes from recruiters or employment agencies. In the absence of a signed Recruitment Fee Agreement, AECOM will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee. In the event a recruiter or agency submits a resume or candidate without a previously signed agreement, AECOM explicitly reserves the right to pursue and hire those candidate(s) without any financial obligation to the recruiter or agency. Any unsolicited resumes, including those submitted to hiring managers, are deemed to be the property of AECOM.